Le Codev digital : mode d’emploi !

Vous aimez le Codev, mais cela implique une perte de temps à cause de déplacements parfois longs ? Vous êtes agacés par l’absentéisme qui vous questionne : “Si je fais l’effort de venir à chaque rencontre, mais pas forcément les autres, est-ce que le jeu est toujours gagnant pour moi ?”. Votre entreprise fait des économies, les frais de déplacement sont réduits au point qu’elle ne finance plus votre participation à cette merveilleuse communauté de managers ? Si vous avez répondu “oui” à l’une de ces questions : vous êtes prêt à découvrir le Codev digital !

Aurez-vous besoin d’une technologie coûteuse ? Non ! Un simple forum de discussion suffit et il en existe dans tous les réseaux sociaux d’entreprises (Yammer ou Teams sur Office365, mais cela fonctionne aussi sur la dernière version de SharePoint). Vous pouvez aussi utiliser les offres gratuites si votre entreprise n’a pas de réseau social, mais il y a deux conditions importantes : la possibilité de cliquer “J’aime” sur la contribution principale et chaque commentaire ainsi que l’absence de limitation sur le nombre de caractères (contribution et commentaires). Si vous avez le choix, la meilleure technologie conversationnelle est Workplace by Facebook, déployée dans des grands groupes comme Danone. C’est lié à l’ergonomie et surtout la possibilité de créer un fil de discussion sur un commentaire particulier (option qui n’existe sur aucune autre technologie à ce jour – les contributions s’empilent par ordre chronologique). Vous pouvez créer gratuitement sur Workplace une communauté pour les membres de votre organisation (de même sur Yammer) – même nom de domaine pour les emails (sinon utiliser les groupes privés sur Facebook). Si Workplace est la meilleure technologie pour converser, les autres technologies sont suffisantes pour faire du Codev digital. La consigne est donc d’utiliser ce que vous avez afin que le Codev se fasse avec les mêmes outils que ceux utilisés au quotidien sinon vous rajoutez une couche de complexité. Les collaborateurs sont déjà un peu perdus avec une dizaine de fonctionnalités, pas la peine d’en rajouter sinon vous allez ralentir votre transformation digitale !

La suite de ce billet comprend de nombreux extraits du livre : Le manager digital Voir chapitre 10 du livre.

La pratique du co-développement managérial est en plein essor parce qu’elle est très puissante. Il s’agit de réunir un groupe de managers par cooptation sous la forme d’une communauté. Un des membres va présenter une situation de management sur laquelle il doit travailler pour s’améliorer, trouver des solutions, prendre du recul.

Ce type de dispositif est important pour aider les managers à mettre en œuvre les savoirs acquis en formation. Entre pairs, les managers vont pouvoir s’entraider pour progresser à partir de cas réels.

Ce chapitre vous propose de découvrir la méthode Synergy4 qui est particulièrement adaptée pour le digital ou le mode mixte (blended). Il existe plusieurs méthodes de co-développement, mais Synergy4 est la seule méthode spécifiquement conçu pour : traiter aussi bien le Codev managérial que le Codev stratégique ; travailler en mode présentiel, mixte ou purement digital avec la possibilité de basculer d’un mode à l’autre en cours de route ; permettre aux managers d’être totalement autonomes dans l’animation de leurs réunions dès la fin de leur formation (aucun intervenant externe requis).

Le Codev managérial concerne les enjeux individuels (développement des pratiques managériales). Un groupe aide à concevoir une solution qu’un manager mettra en œuvre seule pour atteindre ses objectifs individuels. C’est le Codev du JE. L’objectif est l’excellence managériale.

Le Codev stratégique concerne les enjeux collectifs (sujets complexes type pages blanches). Un groupe aide à concevoir une solution que le groupe lui-même mettra en œuvre collectivement. C’est le Codev du NOUS. L’objectif est l’excellence décisionnelle.

Les contenants du Codev managérial et stratégique sont très proches en termes méthodologiques. La différence est au niveau du contenu. De ce fait, développer le Codev stratégique dans une organisation, c’est donner de l’appétence pour le Codev managérial… et inversement ! On crée un cercle vertueux en combinant les pratiques. Les praticiens du Codev managérial ont donc intérêt à élargir leur champ d’action. Dans le cadre de ce livre, nous aborderons uniquement le Codev managérial. L’application de Synergy4 sur le Codev stratégique est décrite dans le livre La méthode Synergy4.

Vous pouvez fonctionner en mode Codev digital selon 3 modalités :

  1. Présentiel-digital : tous les participants sont dans la même salle de réunion. Le digital est utilisé pour accélérer la génération de questions et d’idées (intelligence collective augmentée) à travers la méthode du sprint digital. Vous gardez le présentiel, mais vous gagnez du temps. Le gain de temps est en moyenne de 40% (entre 30% et 50%) selon les sujets et le nombre de participants. Pour un Codev managérial, la durée est entre 1h et 1h30. Pour le Codev stratégique, la durée est entre 2h et 2h30 en moyenne.
  2. Digital synchrone : les participants restent à leurs bureaux (ou une partie est dans une salle de réunion, les autres à distance). Vous utiliserez de préférence la vidéoconférence (pour humaniser) et à défaut la conférence téléphonique. Comme la génération d’idées se fait en mode digital pour tous, personne n’est mis de côté. Dans ce cas, on gagne du temps de déplacement, mais on réduit aussi les risques d’absentéisme. Et si vous pratiquez le Lunch & Learn alors vous pouvez organiser votre séance sur l’heure du déjeuner, vous réduirez encore plus l’absentéisme. De nombreux salariés participent déjà à des webinaires entre 12h30 et 13h30, de nombreuses entreprises font leurs conférences pour les managers sur l’heure du déjeuner alors pourquoi pas un Codev de 12h30 à 14h ?
  3. Digital asynchrone : les participants contribuent sur une période maximum de 25 jours à travers un forum de discussion. Il n’y a plus de déplacement ni d’absentéisme. Chacun contribue quand il est disponible. C’est particulièrement utile quand la communauté est éclatée sur plusieurs fuseaux horaires, plusieurs pays. Ce dispositif fonctionne, mais c’est un mode dégradé. Cela signifie que vous n’avez pas d’autres choix : mieux que rien !

Il est recommandé d’utiliser le présentiel-digital avant d’aller sur du digital synchrone ou asynchrone en vertu de la 3ème loi du management digital : Ce qui n’existe pas dans le réel n’existe pas dans le virtuel. Si vous ne construisez pas la confiance dans le réel (une première rencontre face à face), elle n’existera pas dans le virtuel. Nous sommes des êtres sociaux, pas des robots. La clé du succès dans le digital est… le face à face ! Pour le digital asynchrone, les chances de survie de la communauté seront faibles si vous n’organisez pas une rencontre face à face de temps en temps. Si vous ne pouvez pas faire de présentiel-digital, la meilleure option est le digital-synchrone.

Mode d’emploi ?

Pour ne pas alourdir ce billet, on ne présentera que le Codev managérial en mode digital asynchrone.

Fonctionner en mode co-développement, cela signifie se poser des questions ensemble, chercher des réponses ensemble puis passer à l’action.

À tour de rôle sur plusieurs sessions, un des membres de la communauté va présenter une situation de management sur laquelle il a besoin de prendre du recul.

  • Un questionnaire préparatoire

Étant donné qu’il s’agit d’une communauté où chacun travaille en dehors de ses objectifs individuels de production et de vente, le temps est compté. Il est donc très important de bien structurer la présentation de sa situation. Voici 7 questions pour vous aider à présenter votre situation :

1. Quelle est votre situation ?

2. Quel est l’objectif que vous devez atteindre ?

3. Quels sont les problèmes que pose cette situation ? En quoi cette situation vous gêne ?

4. Quelles sont les solutions envisageables ?

5. Comment pensez-vous les mettre en œuvre ?

6. Quelles sont les causes, l’origine de cette situation ?

7. En synthèse, quels sont les points principaux sur lesquels vous souhaitez réfléchir, prendre du recul ?

  • Les modalités pratiques

Celui qui est volontaire pour présenter sa situation va ouvrir un forum de discussion puis inviter les membres de la communauté. La durée de la discussion est limitée à 25 jours maximum.

Processus d’animation en 6 étapes

1ère étape – Le volontaire publie le contenu de son questionnaire en tant que première contribution sur le forum de discussion dans une nouvelle entrée ou conversation. Il rajoute une question à la fin de cette première contribution : « Quelles sont vos questions ? ».

2ème étape – Les participants cliquent sur répondre et posent uniquement des questions. Attention, pas de conseils, une vraie question est une question à laquelle on ne sait pas répondre. Ils peuvent poser autant de questions qu’ils le souhaitent et s’inspirent des questions des autres (intelligence collective). On ne pose pas deux fois la même question (pas de répétition ou reformulation). Par contre, on peut rebondir sur une question en cliquant simplement sur recommander ou j’aime selon les interfaces. Cela permet de donner plus de poids à la question.

3ème étape – Le volontaire annonce la fin des questions en publiant une dernière contribution sur le fil « questions » type : « Le temps des questions est terminé ». Il publie ensuite une réponse globale à toutes les questions dans une nouvelle entrée ou conversation. À la fin de cette entrée, il rappelle ses questions (ses besoins décrits en Q7) afin d’orienter l’énergie du groupe dans une direction et demande des feed-back pour lancer l’étape 4.

4ème étape – Les participants cliquent sur répondre pour donner des conseils, analyses, solutions, idées… Le contenu est totalement libre. On ne répète pas deux fois la même idée (pas de répétition ou reformulation). Par contre, on peut rebondir sur une idée en cliquant simplement sur recommander ou j’aime. Cela permet de donner plus de poids à l’idée. Ils peuvent aussi commenter les autres commentaires.

5ème étape – Le volontaire annonce la clôture de la discussion à l’échéance des 25 jours et répond à cette question : « Avec quoi je repars ? » dans une nouvelle entrée ou conversation.

6ème étape – Le volontaire annonce le TagTime. Il s’agit de reconnaitre les talents démontrés durant la discussion afin de remercier qualitativement chaque contributeur. Le TagTime consiste à :

  1. Taguer au moins une personne avec au moins un tag (étiquette) sur son profil
  2. TagBack : si vous avez été tagué, envoyez au moins un tag en retour !

Vous pouvez utiliser des post-its en mode présentiel, plus difficile à distance. Un service gratuit et grand public pourra vous aider : GutenTag !

  • Segmentation des contenus en 3 parties

Dans le forum de discussion, les contenus publiés doivent être structurés en 3 parties (entrées ou conversations) :

1ère partie Présentation du cas (copier-coller du questionnaire)

On clique sur « répondre » pour poser des questions uniquement.

2ème partie – La réponse globale à toutes les questions (éventuellement préparé sur un document Word au fur et à mesure des questions)

On clique sur « répondre » pour donner des conseils, idées, proposition.

3ème partie – Le feed-back : « Avec quoi je repars ? » et remerciements

S’il le souhaite, chaque participant peut cliquer sur « répondre » pour dire lui aussi « Avec quoi il repart ? » La discussion est terminée, c’est simplement un feed-back sur la session.


Si le Codev managérial et/ou stratégique vous intéresse, vous pouvez participer à une formation en intra ou inter : http://www.blog.axiopole.info/2019/05/26/excellence-decisionnelle/. Nos formations sont déployées dans des organisations de toute taille ainsi que des grands groupes (Air France, BNP Paribas, Orange, Novartis, Renault…) et des organisations publiques (Croix Rouge Internationale à Genève, ministères).

Author: Olivier Zara

www.olivier-zara.com

One thought on “Le Codev digital : mode d’emploi !”

Leave a Reply